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DEFINIÇÃO
É
o apoio logístico necessário para possibilitar
que os participantes de um evento possam
frequentá-lo de maneira mais confortável
possível, compreendendo:
1)
Transporte Aéreo: Deslocamento desde
os seus domicílios até a cidade sede do
evento. Transporte Terrestre: Uso de carros,
vans ou ônibus para traslados de chegada
e saída, traslados diários dos hotéis
oficiais para o local do evento e vice
e versa, enfim, todo o transporte necessário
para que os inscritos e acompanhantes
possam participar de todas as atividades,
sejam elas científicas, técnicas ou sociais.
2)
Hospedagem: Hotéis ou Flats de várias
categorias que possibilitem a livre escolha
dos participantes, no que diz respeito
ao conforto, as amenidades e aos orçamentos,
tornando a estada a mais prazerosa possível.
3)
Passeios: Para o entretenimento dos
inscritos durante o seu tempo livre e,
principalmente, os acompanhantes e familiares,
enquanto os mesmos trabalham em tranqüilidade.
4)
Convívio Social: Consiste em atividades
sociais que a cidade sede do evento pode
oferecer aos seus habitantes e visitantes,
tais como: shows, teatros, cinemas, bares,
restaurantes, danceteria, exposições,
festivais, parques temáticos, etc..
5)
Tours Pré e/ou Pós Evento: São passeios
ou pacotes turísticos convencionais dirigidos
àqueles que, por qualquer razão, terão
tempo disponível para conhecer lugares
adjacentes à sede do evento antes ou depois
do período do mesmo. Neste caso, "lugares
adjacentes" passa a ser um termo subjetivo,
pois depende da procedência do participante
(exemplo: para uma pessoa do interior
do Estado, a própria cidade sede do evento
pode ser um atrativo para atividades pré
ou pós evento; para pessoas de outros
Estados, além do exemplo anterior, cidades
próximas também podem ser atrativos turísticos
- como Guarujá para São Paulo; para estrangeiros,
todo o País passa a ser um atrativo turístico).
AGÊNCIA
DE TURISMO OFICIAL
É
aquela especializada em turismo de eventos,
apontada pela Comissão Organizadora para
elaborar os pacotes para que os participantes
possam assistir ao evento.
O
papel da Agência Oficial do evento é o de
fornecer aos congressistas e seus acompanhantes
todo o apoio logístico disponível para facilitar
a sua chegada & saída e participação no
evento, tais como:
a)
Locomoção: Passagens aéreas (reservas,
emissão de bilhetes ou PTA'S). Traslados
de chegada e saída. Traslados dos hotéis
ao local do evento e vice-versa (se necessário).
b)
Hospedagem: Bloqueios de apartamentos
em hotéis e flats de diferentes categorias,
próximos do local do evento, podendo oferecer
diferentes opções de custos para os congressistas,
conforme a sua conveniência e/ou disponibilidade
de tempo.
c)
Entretenimento: Programação de pacotes
turísticos PRÉ/PÓS evento, além de passeios
para os acompanhantes e opções de programação
social (restaurantes, shows, teatros,
cinemas, exposições, etc.).
Funções
da Agência
1)
Negociar com fornecedores (Cia. Aérea
Oficial, Hotéis, etc.) preços especiais
para o evento, tornando a vinda dos participantes
atrativa do ponto de vista financeiro.
2)
Elaborar Tours Pré/Pós evento.
3) Elaborar atividades turísticas para
os acompanhantes (é oportuno incluir o
custo destas atividades em uma taxa de
inscrição para acompanhantes, a exemplo
de vários congressos internacionais).
4)
Nomear Agências Oficiais no exterior para
trabalharem na divulgação do evento em
seus países e enviarem o maior número
de participantes possível. Fornecer todas
as informações sobre o evento, os pacotes
turísticos, a cidade onde será realizado
e o Brasil, para que estas agências tenham
todas as condições necessárias para vender
o Congresso.
5) Ajudar na divulgação do evento, levando
aos interessados todas as informações
disponíveis.
6)
Atender os interessados diretamente na
agência ou por outros meios de comunicação
(telefone, fax, carta, Internet, etc.)
e esclarecer as dúvidas sobre pacotes,
reservas, cobrar e emitir passagens, vouchers,
etc..
7)
Atender as Agências Oficiais do exterior
para reservas.
8)
Supervisionar os serviços prestados durante
o evento para que os mesmos sejam de alta
qualidade e sem falhas.
9)
Fornecer os serviços solicitados pela
Comissão Organizadora.
10)
Repassar à Comissão Organizadora as gratuidades
conseguidas com os fornecedores.
11)
Emitir relatórios para a Empresa Organizadora
do evento e/ou para a Comissão Organizadora
quando solicitado. A função destes relatórios
é o de compilar e analisar os dados das
pessoas inscritas com as que estão utilizando
serviços diversos da Agência Oficial.
Para maior qualidade e eficiência do
trabalho, é solicitado à Comissão Organizadora
que:
1)
Forneça a listagem do público alvo.
2)
Informe a expectativa do número de participantes
de cada Estado do Brasil e do Exterior.
3)
Entre em contato com os líderes de cada
país, solicitando o apoio ao trabalho
das Agências Oficiais.
4)
Forneça a lista dos participantes do último
Congresso.
E
para a Empresa Organizadora:
1)
Forneça o perfil do evento.
2)
Lista dos Inscritos.
3)
Lista dos acompanhantes.
É
praxe no mercado de eventos do Brasil, que
as organizadoras negociem hospedagem nos
hotéis em troca de gratuidades ou descontos
na infra-estrutura.
Esta
prática é válida, mas sugerimos que, ao
negociarem com os hotéis, levem consigo
seus agentes de viagens, pois eles poderão
avaliar se os valores das diárias oferecidos
são viáveis para a venda ou não, evitando-se,
assim, futuros prejuízos para o evento.
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